Als beauftragter Ombudsmann gehe ich neutral und objektiv jedem einzelnen Hinweis nach. Wenn Sie erwägen, mir konkrete Informationen über eine Person oder ein Unternehmen zu übermitteln, sind Sie vielleicht unsicher, was mit diesen Informationen passiert. Ich nehme mir die Zeit, Ihre Bedenken zu verstehen und schütze Ihre Identität während des gesamten Prozesses. Ich verstehe, dass man eine Meldung nicht leichtfertig macht und dass vielleicht schon viel passiert ist, bevor Sie diesen Schritt in Erwägung gezogen haben. Sie sollten wissen, dass ich die Informationen, die Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber (Whistleblower) mir vertraulich mitteilen, sehr schätze. Als Ombudsmann werde ich mit Ihnen - auf Wunsch - eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass ich Ihr Anliegen vollumfänglich verstehe.

Unter Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern versteht man Personen, die in der Regel aufgrund einer beruflichen Position (Beschäftigte oder Personen besonderer Vertrags- oder Vertrauensverhältnisse) Kenntnis von einem Missstand in einem Unternehmen erlangt haben und uns auf diese Missstände aufmerksam machen möchten. Hinweise sind eine wichtige Erkenntnisquelle zur Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebes. Als Whistleblower können Sie dazu beitragen, dass Missstände frühzeitig erkannt und Folgeschäden begrenzt werden können.

Im Rahmen der bei meinem Auftraggeber geförderten Vertrauenskultur empfehle ich, Hinweise zunächst an Ihre zuständige Führungskraft / Ansprechpartner zu melden. Wenn Sie Ihren Hinweis jedoch persönlich besprechen und dennoch anonym bleiben möchten, können Sie gerne mich als zuständigen Ombudsmann kontaktieren. Konkrete Hinweise können Sie elektronisch oder per Post, per -Mail, telefonisch oder persönlich erteilen. Bitte achten Sie bei allen Kommunikationswegen darauf, dass Sie keine Informationen zu Ihrer Person übermitteln, wenn Sie anonym bleiben möchten. Die von Ihnen übermittelten Informationen werden auch bei nicht anonymer Übermittlung vertraulich behandelt.

Melden Sie Ihren Hinweis hier.

Als Ombudsmann bin ich an Hinweisen zu Gesetzesverstößen oder wesentlichen Verstößen gegen Gesetze, interne Regeln oder dem richtigen Verhalten am Arbeitsplatz interessiert. Hierunter sind insbesondere Verstöße mit potenziellen Folgen für das persönliche Wohlbefinden am Arbeitsplatz, das Vermögen oder die Reputation meines Auftraggebers sowie Verstöße mit potenziellen strafrechtlichen Folgen zu verstehen.

Für die erfolgreiche Bearbeitung Ihres Hinweises benötigen wir möglichst konkrete Anhaltspunkte:

• Was ist passiert? Wie ist der genaue Sachverhalt?
• In welchem Zeitraum trat das Fehlverhalten auf?
• Welche Personen (Name, Vorname) und/oder Abteilungen und/oder Geschäftspartner (genaue Firma) sind daran beteiligt?
• Wer wurde bereits darüber informiert?

Bitte denken Sie daran, dass Ihre Angaben zu Entscheidungen führen können, die für Kollegen/Innen oder Dritte Konsequenzen haben. Darum bitten ich Sie, mir nur Informationen zur Verfügung zu stellen, von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind.

Ausdrücklich unerwünscht sind Hinweise, die Mitarbeiter mit böser Absicht und wider besseren Wissens beschuldigen.

Ihr Hinweis geht direkt an mich als beauftragten Ombudsmann. Ist der Hinweis plausibel und enthält ausreichend Informationen zu Gesetzesverstößen oder wesentlichen Verstößen gegen interne Regeln oder unangemessenem Verhalten am Arbeitsplatz, wird der Sachverhalt an meinen Auftraggeber zur weiteren Aufklärung weitergeleitet. Mein Ziel ist es, Verdachtsfälle zeitnah aufzuklären und eventuell bestehende Missstände mittels Maßnahmen zu beseitigen.

Die Weiterleitung des Sachverhalts erfolgt grundsätzlich an die Compliance Abteilung und/oder die Geschäftsführung. Bei Bedarf werden andere interne und/oder externe Stellen (z. B. HR, Data & Quality Management oder Betriebsrat) hinzugezogen. Dabei wird der Kreis der Beteiligten so klein wie möglich gehalten. Die Weitergabe von Informationen erfolgt immer unter Wahrung der Anonymität der Hinweisgeber*innen.

Falls Sie den Hinweis offen abgegeben haben und eine Rückmeldung wünschen, werde ich Sie über den Sachstand informieren.

Sie bekommen vom Hinweisgeberprogramm eine Eingangsbestätigung zu Ihrem Hinweis und eine Ticketnummer zur Nachverfolgbarkeit. Da jedoch sämtliche Organe und Beschäftigten meines Auftraggebers der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, kann ich über den Fortgang und die Ergebnisse der Verfahren nur begrenzt und ausschließlich klar fokussiert Rückmeldung geben. Dies dient auch dem Schutz der durch einen Hinweis betroffenen Personen während der Ermittlungen.

Sie können sich dafür entscheiden, anonym zu bleiben. Viele Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber tun dies. Zur anonymen Hinweisabgabe möchten wir Sie gern auf unser elektronisches Hinweisgeberprogramm aufmerksam machen. Hier kann zur anonymen Kommunikation ein elektronischer Postkasten eingerichtet werden. Dieser ist wichtig, um im Laufe von Ermittlungen auftauchende Fragen abklären zu können. Eine Kommunikation über den elektronischen Postkasten erfolgt in der Regel sehr rasch. Damit tragen Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber maßgeblich zum Erfolg von Ermittlungsverfahren bei.

Mir als Ombudsmann ist bewusst, dass es für Sie als Hinweisgeberin oder Hinweisgeber Situationen geben kann, in denen Sie Bedenken haben, Ihre Informationen und Identität mit mir zu teilen. Die Identität des Hinweisgebers darf nach § 4d Absatz 3 Satz 1 bzw. § 53 Absatz 3 Satz 1 und 2 GwG grundsätzlich nicht bekannt geben werden, ohne zuvor dessen ausdrückliche Zustimmung einzuholen.In besonderen Fällen, etwa im Fall einer Strafverfolgung, kann es jedoch notwendig werden, dass andere Stellen, beispielsweise die zuständige Staatsanwaltschaft, auf die bei der vorhandenen Daten angewiesen sind, um den gemeldeten Verstoß weiter verfolgen und sanktionieren zu können. Nach § 53 Absatz 3 Satz 3 GwG darf die Minimax Viking Gruppe personenbezogene Daten im Kontext weiterer Ermittlungen und nachfolgender Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren auf Grund eines Gesetzes weitergeben. Gerichte haben auch die Möglichkeit, die Offenlegung personenbezogener Daten anzuordnen.

Sie sollen sich sicher sein, dass Ihnen aus der Meldung keine Nachteile entstehen, wenn Sie Ihre Identität zu erkennen geben. Deshalb darf ich als Ombudsmann, aber auch mein Auftraggeber die Identität von Hinweisgebenden grundsätzlich nicht an Dritte (Organisationen / Institutionen) weitergeben, ohne zuvor die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebenden einzuholen. Nur in besonderen Fällen, etwa im Fall einer Strafverfolgung, kann es notwendig werden, dass andere Stellen, beispielsweise die zuständige Staatsanwaltschaft, involviert werden.

Sie sollen sich sicher sein, dass Ihnen aus der Meldung keine Nachteile entstehen, wenn Sie Ihre Identität zu erkennen geben. Deshalb darf ich als Ombudsmann, aber auch mein Auftraggeber die Identität von Hinweisgebenden grundsätzlich nicht an Dritte (Organisationen / Institutionen) weitergeben, ohne zuvor die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebenden einzuholen. Nur in besonderen Fällen, etwa im Fall einer Strafverfolgung, kann es notwendig werden, dass andere Stellen, beispielsweise die zuständige Staatsanwaltschaft, involviert werden.

Je konkreter und zeitnaher ein Hinweis ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Hinweis zielgerichtet weiterverfolgt werden kann.